COMO ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE OFICINA MUNICIPAL

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COMO ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE OFICINA MUNICIPAL

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La organización de los archivos es una de las labores administrativas más tediosas para los empleados de la administración, rara vez encuentran el momento de realizar esta actividad que muchas veces consideran secundaria, apremiados por otras tareas más urgentes.

Muchas veces hay tal acumulación de documentos, que el desorden llega al archivo; se ralentiza y obstaculiza el funcionamiento de la Organización; las  búsquedas de documentos se vuelven lentas y dificultosas, se pierde información,  tiempo y por lo tanto dinero público.

Los documentos del archivo de oficina de un Ayuntamiento son documentos de carácter público y esta condición debería determinar la forma de organizar el archivo  puesto que ha de servir para su propia gestión, para los ciudadanos y por último para la investigación histórica.

Para ello resulta necesario contar con un buen conocimiento de la propia oficina y de sus métodos de archivo.

El documento principal de la Administración pública es el expediente, formado por todos aquellos documentos que sirven para la tramitación y resolución de un procedimiento administrativo. La ordenación del expediente se hará teniendo en cuenta el orden de tramitación de los asuntos, que por lo general será por fechas.

Los documentos de apoyo informativo y de apoyo a la gestión, es decir boletines, dosieres, folletos, etc… representan en muchos archivos de oficina, un volumen considerable, que entorpece y dificulta la información, e incrementa artificialmente el volumen de las series documentales. Es fundamental que esa documentación no sea transferida al  Archivo municipal, sino que sea eliminada o conservada dependiendo de su valor informativo, pero siempre clasificada en lugar distinto del archivo.

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA AL ARCHIVO MUNICIPAL

Una vez que la documentación de la oficina ha perdido su vigencia administrativa, ha de prepararse para su transferencia al Archivo Municipal. Estas cajas se seleccionan para eliminar carpetillas de plástico que pueda tener el expediente, carpetas clasificadoras, clips, post-it y gomas elásticas. El motivo de este trabajo es evitar que los documentos se transfieran al archivo con todos estos elementos, que no son apropiados para la conservación de los documentos. Los clips por ejemplo se oxidan en seguida, manchando el documento, e incluso dificultando su apertura.

El siguiente paso es la eliminación de notas manuscritas, borradores, copias y la ordenación e instalación de los documentos en cajas de cartón de archivo definitivo de tamaño de folio prolongado. Este es el tamaño adecuado para la correcta instalación en las estanterías, las cajas más grandes hacen más engorroso el trabajo de archivo, puesto que pesan considerablemente más, y dificultan su manejo.

Por último las cajas se numeran y se transfieren al Archivo Municipal, cumplimentando una Relación de Entrega, que acredita la transferencia, y el traspaso de la responsabilidad sobre la documentación. Este formulario se extenderá por duplicado, quedando una hoja en poder de la oficina, y la otra en el Archivo.

Los datos que ha de incorporar son los siguientes:

  • Identificación de la oficina remitente.
  • Descripción de las unidades documentales.
  • Año o años de los documentos.
  • Firmas de los responsables.
  • Fecha de envío.

Este sencillo procedimiento realizado de forma adecuada y normalizada por todas las oficinas productoras de documentos, hace que solo se transfiera documentación de archivo, y facilita enormemente el trabajo posterior del archivero, cuyas labores no son las descritas anteriormente, si no gestionar adecuadamente todo el volumen de documentación que le va llegando de todas las oficinas.

 

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