Documentos de empresa, claves para una (2)
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DOCUMENTOS DE EMPRESA

Documentos de empresa, claves para una (1)

Los documentos de empresa son el pilar básico donde se sustentan el resto de actuaciones y decisiones de una empresa. Hoy día el entorno del documento ha cambiado radicalmente, el papel convive con el documento electrónico, y cada vez se hace más complicado gestionar adecuadamente esta masa de documentos si no se llevan a cabo procedimientos de gestión documental uniformes, objetivos y estables en el tiempo. En este artículo vamos a ver qué claves ha de tener en cuenta una empresa para organizar adecuadamente su documentación y conseguir el objetivo principal que ha de perseguir todo trabajo de organización del archivo: facilitar la localización de los documentos, evitando pérdidas de tiempo y dinero.

1.  REVISA TUS MÉTODOS DE TRABAJO

El análisis previo de la situación es un paso muy importante que nos ayuda a conocer cómo es la  organización de los documentos dentro de nuestra empresa y si lo estamos haciendo bien, mal o regular. Identifica qué aspectos sería preciso mejorar y qué otros procedimientos sería necesario cambiar por completo por su ineficacia.

Los documentos de empresa son el instrumento de trabajo para resolver nuestros asuntos, de ellos depende el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones que tenemos como empresa. Para este análisis inicial nos será de utilidad  responder a una serie de preguntas. La finalidad es saber si estamos gestionando adecuadamente nuestros documentos o por el contrario deberíamos plantearnos seriamente cambiar el método de trabajo, con el objetivo de ser lo más eficaces posible.

Algunas de las preguntas que nos conviene hacer son las siguientes:

¿Encuentro los documentos cuando los necesito o  pierdo horas y horas buscando en el  archivo?

¿Se acumulan documentos sin archivar al lado de mi taza de café?

¿Utilizamos en la empresa un procedimiento para archivar la documentación? ¿Cuál es? ¿Es siempre el mismo?

¿Me deshago de la documentación que no sirve atendiendo a algún tipo de criterio?

¿Dispongo de un calendario que programe la destrucción responsable de los documentos?

¿Cumplo con las medidas de seguridad en materia de protección de datos?

 En definitiva, es una forma de replantear nuestra forma de organizar  los documentos, saber qué estamos haciendo mal y en que podemos mejorar.

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2. ANALIZA TU DOCUMENTACIÓN

Ya estás acostumbrado a trabajar con los documentos de tu empresa, sabes qué documentos necesitas elaborar para cada tipo de asunto, que trámites realizas dentro de un procedimiento y por qué áreas pasa este hasta que el expediente concluye y cierra. Pues bien, esta actuación continuada en el tiempo, por el mismo órgano o departamento acaba conformando las series documentales, fruto de las actividades desarrolladas por la empresa y los procedimientos seguidos para su cumplimiento. Es preciso identificar y analizar cuáles son estas series y qué tipos documentales forman. Constituyen la base de todo trabajo archivístico, su utilidad es evidente puesto que una vez identificadas supone la ventaja de poder aplicar a cada conjunto de documentos  los mismos criterios de conservación o eliminación, las mismas medidas de seguridad de la información, y en definitiva nos permite gestionar la documentación por agrupaciones documentales y no documento a documento.

3. CLASIFICA LOS DOCUMENTOS DE TU EMPRESA

Es preciso organizar los documentos de empresa dentro de una estructura lógica que refleje las funciones y actividades de la empresa, y que relacione esas funciones y actividades con los documentos que genera cada una de esas áreas. Este organigrama que nos ayuda a clasificar toda la documentación de la empresa se llama cuadro de clasificación. Es el primer instrumento de descripción del archivo y la base de todo el posterior sistema de gestión documental; de él irán colgando las series documentales y los documentos. La clasificación por funciones es la más indicada, estable y sencilla de utilizar para la mayoría de las empresas, pues prácticamente en todas se dan estas funciones: Directiva, Administrativa, Comercial y Técnica. Cada una de estas funciones principales es una sección del Cuadro de Clasificación, de cada sección irán surgiendo otras funciones menores, Subsecciones, dentro de las cuales están las series documentales y por último los  expedientes.

Ejemplo:2. Administración

2.1 Recursos Humanos

2.1.1 Selección y provisión de personal

Expedientes de provisión de plazas de personal

clasificacion documentos
destruccion documentos

4. DESTRUYE LA DOCUMENTACIÓN SIN VALOR

 

La documentación se guarda para ser consultada, de nada servirá almacenar todos los documentos de nuestra empresa si su volumen es tan grande que imposibilita su consulta. Por eso, es muy importante que centremos nuestros esfuerzos en conservar y guardar en las mejores condiciones aquello que es necesario por su valor administrativo o legal y/o por qué nos es útil por su valor testimonial e informativo. El estudio de los valores del documento, como hemos indicado más arriba se hará por cada serie documental, con ello estableceremos qué valores tiene cada serie y cuándo y en qué plazos de tiempo caduca para proceder consecuentemente a su destrucción cuando sea preciso. Más adelante, en otro post, analizaré con detenimiento la legislación que afecta a los plazos de conservación de los documentos.

Hemos visto ya algunas de las claves para llevar una gestión eficaz de la documentación de tu empresa. No son las únicas, pues la colaboración de todo el equipo, así como la implantación de soluciones tecnológicas y digitales son igual o más importantes. Pero estas otras las trataré en otro artículo posterior.

Si echas en falta alguna clave que en tu empresa consideras fundamental, compártela en los comentarios.

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