¿Cuales son las consecuencias de no tener en cuenta la gestión documental? #encuestasneodoc

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DOCUMENTOS DE EMPRESA 2ª parte, claves para una adecuada gestion documental
27 enero, 2015

¿Cuales son las consecuencias de no tener en cuenta la gestión documental? #encuestasneodoc

Encuestasneodoc

 

Agradezco a Neodoc  la invitación para participar en la encuesta de expertos del mes de abril, la pregunta que formulan en esta ocasión es ¿Cuales son las consecuencias de no tener en cuenta la gestión documental?  he reflexionado sobre los efectos más comunes que a lo largo de estos últimos años he visto padecer tanto a empresas como   instituciones, que no gestionan adecuadamente sus documentos, y no disponen de sistemas automatizados para la  gestión documental.

Y es que las consecuencias tarde o temprano aparecen. Si por gestión documental entendemos el establecimiento de unas normas técnicas y procedimientos básicos para administrar la gestión de los documentos de una organización. No tener en cuenta la gestión documental implica la ausencia de criterios, normas o procedimientos aplicados a la gestión y administración de los documentos.

Esto inevitablemente a corto, medio y largo plazo conlleva una serie de perjuicios dentro de la organización: pérdida de tiempo en la localización de documentos, documentos y tareas duplicadas. No se aprovechan los recursos de información de la organización; muy valiosos para la toma de decisiones. El volumen documental crece como consecuencia de la falta de efectividad del sistema; el crecimiento hace más inmanejable todavía la información… Y así entramos en un círculo vicioso del que es muy complicado salir, y que tan sólo lleva a la pérdida de control sobre nuestra organización o nuestra empresa.

Los ejemplos que he visto hablan por sí mismos: oficinas colapsadas de documentación, en las que cada empleado guarda sus documentos para sí, por miedo a perderlos dentro de ese marasmo documental. Copias y copias de los mismos documentos, con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero que ello conlleva. Extravío de documentos e información importante.

En definitiva nuestra organización deja de ser competitiva y eficaz, lo que dificulta las relaciones con los usuarios o clientes, la rapidez en la toma de decisiones y provoca lentitud en el funcionamiento interno.

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