DOCUMENTOS DE EMPRESA 2ª parte, claves para una adecuada gestion documental

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DOCUMENTOS DE EMPRESA 2ª parte, claves para una adecuada gestion documental

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En la primera parte de este artículo hablé sobre algunas claves para lograr una adecuada gestión documental dentro de la empresa. Faltó hablar  de dos pilares básicos y fundamentales para que todo el sistema funcione: las personas; los trabajadores de la empresa, y la tecnología; los programas, bases de datos, o herramientas que sirven de soporte para localizar la documentación. Sobre estos aspectos hablaré más detenidamente.

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CONSEGUIR LA IMPLICACIÓN DEL EQUIPO

 

No es un tema nada sencillo, al contrario, incluso puede llegar a complicarse bastante.

Todos tenemos una forma de trabajar y estamos habituados a hacerlo a nuestro modo. Que alguien externo a nosotros nos diga como tenemos que hacer nuestro trabajo, en general no le gusta a nadie.

Existe además una falsa creencia entre muchos trabajadores, a considerar la documentación que cada cual genera en el ejercicio de sus funciones, como una propiedad. Incluso he llegado oír algún caso extremo, en el que el propio archivero,  ha tenido que ir a hurtadillas a coger la documentación de un despacho para poder organizarla.

En el tema de organizar la documentación, cada maestrillo tiene su librillo, y cada cual cree que sus métodos de trabajo son inmejorables e insustituibles. Esto lógicamente choca con cualquier intento nuevo de mejorar el sistema de gestion documental existente. Vencer esas reticencias iniciales no es una labor fácil, es bastante ingrata. Justificado queda  entonces que en algunos procesos de selección que he visto, una de las cualidades que piden al candidato que va a dedicarse a gestionar la documentación de la empresa, es que sea una persona con resistencia a la frustración.

Lo mejor es contar con ello en el momento de iniciar este nuevo camino, las cosas no van a ser fáciles, el cambio siempre genera incertidumbre, y  los trabajadores no aceptan de buen grado una mayor carga de trabajo, por más que este pequeño esfuerzo se vea recompensado en el futuro.

¿Qué hacemos entonces? ¿Cómo vencemos esas reticencias? Porque está claro que sin la colaboración de todo el equipo, no vamos a llegar a buen puerto.

Lo principal es que la propia dirección este convencida del proceso y de la necesidad de cambio. Que apoye y apueste por una nueva política de empresa en gestión documental y se la transmita al resto del equipo.  Las ventajas son evidentes, mejora la eficacia, la eficiencia, ahorras papel,  tinta, tiempo, vueltas y quebraderos de cabeza.

El segundo paso es involucrar e implicar a todo el personal. El equipo ha de ser consciente de la importancia que el trabajo de cada uno tiene en el éxito o no del proyecto. Todos han de asumir su pequeño papel dentro del engranaje, y remar en la misma dirección.

Pero cambiar los hábitos de trabajo es muy complicado ¿cómo conseguimos entonces involucrar al personal? ¿Qué hacemos para que el equipo sea capaz de valorar positivamente los cambios? Aquí van algunos consejos para lograr que tu equipo colabore de forma real y fructífera.

– Explicar desde el principio  los objetivos de la nueva política de gestión documental.

– Dar a conocer los beneficios de la misma.

– Dar ejemplo desde la propia dirección.

– Escuchar las opiniones e ideas de los trabajadores.

– Formar al equipo.

– Asignar un responsable por área o departamento.

– Redactar un manual de procedimiento.

Sin duda los problemas surgirán, pero tendremos mucha más facilidad para sortearlos si seguimos estas premisas.

ELEGIR LA TECNOLOGÍA ADECUADA

 

Es otro aspecto muy importante y por ello antes de tomar una decisión precipitada sobre la herramienta que vamos a utilizar, es conveniente estudiar bien  todas las posibilidades, y las necesidades concretas de la empresa.

Para muchas pequeñas empresas bien organizadas puede que con reproducir el cuadro de clasificación del archivo en una estructura de directorios y carpetas dentro de la propia  red, sea suficiente para llevar a cabo una adecuada gestión de los documentos electrónicos. Pero además para tener un control de toda la documentación, sería preciso disponer de una base de datos para describir y localizar la documentación en papel, con la misma clasificación dada a los documentos electrónicos.

Pero esta solución  enseguida se queda pequeña, pues no podemos aprovechar las ventajas indudables que ofrece un gestor documental, como son:

-La centralización de todo el  archivo digital y en papel en una sola base de datos

– La facilidad de realizar copias de seguridad de forma automática

– La búsqueda rápida e inmediata de documentos

– La facilidad para controlar el acceso a la información (cumplimiento de la LOPD)

– El cumplimiento de los calendarios de conservación de forma automática

– El control de versiones

– La gestión del correo electrónico

Además de otras muchas funcionalidades que hacen que los documentos de la empresa sean un instrumento de gestión importante dentro de ella, no un engorro.

Está claro entonces que la tecnología nos va a ayudar muchísimo a gestionar adecuadamente la documentación, pero no es la panacea, ni la solución a todos los problemas. Por muy buen programa de gestión documental que tengamos, si no se ha organizado previamente la documentación; si no se siguen los procedimientos y la política documental establecida,  vamos a trasladar el desorden de un sitio a otro, y de nada habrá servido la inversión realizada.

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